Un minimum d’organisation a toujours été nécessaire pour être efficace au travail. Agenda numérique, emails, documents en tout genre : vous devez gérer une grande quantité d’informations, et généralement sur une petite interface comme une tablette, un ordinateur ou même un smartphone. Raison pour laquelle il est nécessaire de choisir les bons outils pour vous aider. En voici quelques-uns :
1. Un agenda numérique
L’agenda numérique est un outil qui va vous permettre de noter efficacement vos rendez-vous et de bien vous organiser. Ses applications vous aideront à écrire des mémos importants comme des dates d’échéances, des rappels de réunion, des anniversaires, etc.
Bien plus qu’un simple carnet numérique, certaines applications vous permettent de gérer l’emploi du temps de l’ensemble de votre équipe via une interface connectée et libre à laquelle chacun pourra accéder pour réserver un créneau horaire de réunion, une salle, et plus encore.
2. Nutcache : un outil de gestion dédié à votre projet inter-fonctionnel
Nutcache vous permettra d’augmenter votre productivité en fluidifiant et facilitant les collaborations entre vos équipes. Il permet également le suivi du temps et de l’évolution de projet ainsi que la gestion simple des tâches à affilier à chacun.
C’est un allié idéal pour vous permettre de respecter vos délais et votre budget pour chaque projet. L’application dispose en effet de différentes fonctionnalités et peut être paramétrée en quelques clics afin de vous aider dans le suivi de l’évolution de votre activité, ce qui vous permettra aussi de libérer du temps pour la réalisation d’autres tâches.
3. Slack : une application de messagerie professionnelle
Ces derniers temps, Slack a beaucoup gagné en popularité auprès des professionnels. C’est une application de messagerie qui rassemble en un seul endroit tous vos contacts, messages ainsi que les fichiers liés à vos conversations spécifiques. Il améliore ainsi la collaboration et la productivité au travail.
L’aspect le plus innovant de cet outil se trouve dans ses espaces organisés appelés « canaux/tâches », qui vous aident à bien gérer vos informations et vous permettent ainsi de gagner en productivité.
Avec Slack, il est également possible de créer un compte pour chaque secteur de votre entreprise. C’est donc un bon candidat pour être le point central de tout projet et le carrefour de communication de vos différentes équipes.
4. Whereby : des appels professionnels plus simples
Whereby est un autre incontournable de la gestion numérique d’une entreprise et le management d’équipes. C’est une application en ligne qui ne nécessite ni téléchargement ni installation.
Vous pourrez y choisir votre URL personnalisée et participer à l’appel via votre navigateur. Facile d’accès, le programme Whereby s’utilise aussi bien sur un ordinateur que sur un téléphone portable. Il suffit d’un clic pour vous connecter.
Cet outil dispose d’une fonctionnalité qui vous permet de créer des « groupes de discussion ». C’est donc un allié idéal pour organiser des cours, des événements et des ateliers efficaces, voire des réunions professionnelles.
5. Evernote : pour le stockage de toutes vos informations
Il est possible de stocker vos notes, liens web, fichiers, documents, textes et feuilles de calcul avec Evernote. Ce qui vous permet d’y organiser correctement toutes vos données. Tout étant rangé au même endroit, il vous sera facile de retrouver n’importe lequel de vos contenus en quelques clics.
Evernote permet une recherche complète et dispose d’un système de catégories efficace. C’est le must des outils d’archivage numérique actuels. Vous pourrez alors travailler sur vos documents et si vous avez besoin de convertir vos PDF en Word, découvrez ici comment convertir un PDF à un Word. Vous n’êtes pas sans savoir que cette conversion vous sera utile avant de changer le contenu ou la mise en page de ces documents.
Evernote est idéal pour rédiger des idées, créer des listes de contrôle et garder les informations dont vous avez besoin disponibles à tout moment. Avec la fonction de création de notes, vous pourrez insérer des documents numérisés et des images. C’est donc un excellent atout pour booster votre productivité parce qu’il réduit le temps de recherche des informations. De plus, il permet d’enregistrer rapidement des détails visuels importants qui pourront faire office de références futures.
6. Coggle it : un outil de cartographie mentale numérique
Coogle It est un outil en ligne de brainstorming. Il est conçu pour vous aider à réfléchir et à trouver de nouvelles idées en vous permettant de visualiser les liens entre vos différents concepts.
Il facilite aussi la collaboration avec les autres membres de votre équipe tant pour la recherche d’idées que pour la préparation d’une réunion importante. À l’aide de cette cartographie collaborative d’idées, vous pouvez réfléchir en temps réel, et ensuite agrémenter le résultat de références. Une fois terminé, vous pouvez utiliser des cartes mentales comme documents.
7. Zapier : l’outil ultime
Zapier combine tous les outils dont vous pourriez avoir besoin durant l’organisation de votre travail ou de votre blog. En effet, il peut être synchronisé avec différents logiciels et recueillir ou partager des informations avec ces derniers. Plus besoin de perdre du temps à rassembler vos données, Zapier le fait à votre place.
Par exemple, si vous recevez un mail urgent auquel vous devez répondre le plus rapidement possible, il l’ajoutera à votre barre de tâches. Il vous aide ainsi à réorganiser automatiquement votre emploi du temps en prenant en compte les différences de priorités de vos tâches.
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